Achtung: Um die Rechnungsautomatisierung mit easybill nutzen zu können, wird ein aktive Verbindung mit easybill benötigt.
Mit easybill abrechnen
In CoffeeCup erstellte Rechnungen können automatisch an easybill übergeben und abgerechnet werden. Wird nach Aufwand abgerechnet, bietet CoffeeCup zusätzlich die Möglichkeit Leistungsnachweise an die Rechnung in easybill anzuhängen. Bei der Abrechnung eines festen Betrags, werden keine Leistungsnachweise angehängt.
Zusatzleistungen werden in der Rechnung immer als einzelne Posten angezeigt.
Abrechnung nach Aufwand
Klicke auf den Button "Weiter zu easybill", nachdem du eine Rechnung "nach Aufwand" in CoffeeCup erstellt hast.
Im nächsten Dialog kannst du festlegen, wie die Rechnungsposten in easybill angelegt werden sollen, ob ein Leistungsnachweis an easybill übergeben wird und wie dieser formatiert werden soll.
Optionen für die Rechnungsposten
Einen Rechnungsposten pro Tätigkeit erstellen
Dabei wird pro Tätigkeiten ein Rechnungsposten in easybill angelegt und dafür die Bezeichnung der Tätigkeit verwendet.
Einen Rechnungsposten pro Mitarbeiter erstellen
Dabei wird pro Mitarbeiter ein Rechnungsposten in easybill angelegt und der Name des Mitarbeiters verwendet.
Tätigkeiten in Dienstleistungen/Artikel zusammenfassen
Dabei werden Tätigkeiten automatisch in easybill hinterlegten Dienstleistungen oder Artikeln zugeordnet. Ob eine Tätigkeit einer Dienstleistung oder einem Artikel zugeordnet wird, lässt sich in den easybill-Einstellungen in CoffeeCup festlegen.
Mitarbeiter in Dienstleistungen/Artikel zusammenfassen
Dabei werden Mitarbeiterleistungen automatisch den in easybill hinterlegten Dienstleistungen oder Artikeln zugeordnet. Ob ein Mitarbeiter einer Dienstleistung oder einem Artikel zugeordnet wird, lässt sich in den easybill-Einstellungen in CoffeeCup festlegen.
Alle Leistungen in einem Rechnungsposten zusammenfassen
Dabei werden alle Tätigkeiten in einem Rechnungsposten zusammengefasst.
Optionen für die Formatierung des Leistungsnachweises
Zeiteinträge als Leistungsnachweis anhängen
Legt fest, ob das Leistungsnachweis-PDF aus CoffeeCup an die Rechnung in easybill angehängt wird.
Beträge ausschließen
Legt fest, ob Geldbeträge im Leistungsnachweis ausgeblendet werden sollen.
Titel
Der Titel des Leistungsnachweis-PDFs.
Gruppierung
Legt die Gruppierung der Zeiteinträge innerhalb des Leistungsnachweis-PDFs fest (z.B. Datum, Referenz, etc.)
Zeitformat
Legt die Formatierung der Zeiten im Leistungsnachweis-PDF fest.
Nur Zusammenfassungen anzeigen
Legt fest, ob Zeiteinträge nach Mitarbeitern aufgeschlüsselt werden oder nur Zusammenfassungen der ausgewählten Gruppierung angezeigt werden sollen.
Sichtbarkeiten
Legt fest, welche Spalten im Leistungsnachweis-PDF sichtbar sind (z.B. Kunde, Projekt, Mitarbeiter, etc.)
Feste Beträge abrechnen
Wird bei der Rechnungsstellung der Abrechnungsmodus Fester Betrag ausgewählt, kann der daraus generierte Rechnungsposten direkt mit einer Dienstleistung oder einem Artikel in easybill verknüpft werden. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
Eigene Projektfelder in easybill nutzen
Um die Rechnungsgenerierung in easybill weiter zu automatisieren, bietet CoffeeCup die Möglichkeit bis zu 2 eigene Projektfelder an easybill zu übergeben und diese mit Platzhaltern in der Rechnung zu nutzen.
Dafür müssen die Projektfelder einmalig mit einem easybill Platzhalter im Bereich "Mapping" der easybill Erweiterungseinstellungen zugeordnet werden. In der linken Spalte der Einstellung hast du die Möglichkeit das Projketfeld auszuwählen, welches mit dem Platzhalter in der rechten Spalte verknüpft werden soll.
Im folgenden Screenshot wird z.B. das Feld "PO Nummer" mit dem easybill Platzhalter %DOKUMENT.BESTELLNUMMER% verknüpft.
Der in CoffeeCup hinterlegte Wert des Projektfeldes steht dann in easybill mit dem zugeordneten Platzhalter zur Verfügung und kann automatisiert an die Rechnung übergeben und eingesetzt werden.
Falls easybill in der englischen Version genutzt wird, kann entweder auf die deutsche oder die englische Übersetzung des Platzhalters zugegriffen werden. Je nach eingestellter Sprache bietet easybill dann eine Auto-Vervollständigung innerhalb der Rechnungsbearbeitung oder eben nicht. Die Funktion der Zuordnung ist davon nicht beeinflusst.
Zuordnung von Leistungen auf Rechnungsposten
CoffeeCup bietet die Möglichkeit Zusatzleistungen, Tätigkeiten, Mitarbeiter und pauschale Rechnungsposten auf in easybill hinterlegte Rechnungsposten wie Dienstleistungen und Artikel zuzuordnen. Dadurch lassen sich in Leistungen aus CoffeeCup z.B. mit einem Fibu-Konto oder einer Kostenstelle in DATEV verknüpfen.
Um die Zuordnung einer Leistung aus CoffeeCup zu einem Rechnungsposten in easybill zu ermöglichen, müssen diese zuerst in easybill angelegt werden.
Die Artikel- bzw. Dienstleistungsnummer muss dann innerhalb von CoffeeCup für die Zuordnung verwendet werden. Wird eine Leistung in easybill erfolgreich zugeordnet, wird die Bezeichnung der übergebenen Leistung aus CoffeeCup automatisch mit der Bezeichnung des zugeordneten Rechnungspostens in easybill sowie die Artikelnummer ersetzt. Der in easybill hinterlegte Preis des Rechnungspostens ersetzt hingegen nicht den übergebenen Preis aus CoffeeCup.
Zuordnung von Pauschalbeträgen auf Rechnungsposten
Wird bei der Rechnungsstellung der Abrechnungsmodus "Fester Betrag" ausgewählt, kann die Rechungspostennummer (Mapping-ID) und die Art des Rechnungspostens bzw. das Mapping-Ziel (Dienstleistung oder Artikel) bei der Rechnungsstellung ausgewählt werden.
Zuordnung von Zusatzleistungen auf Rechnungsposten
Um Zusatzleistungen Rechnungsposten in easybill zuzuordnen, müssen die Zusatzleistungen erst mit der passenden Dienstleistung oder dem passen Artikel aus easybill verknüpft werden.
Das erfolgt innerhalb der Zusatzleistungsverwaltung und kann pro Zusatzleistung individuell angelegt werden. Dafür muss die Rechungspostennummer aus easybill (Mapping-ID) und die Art des Rechnungspostens bzw. das Mapping-Ziel (Dienstleistung oder Artikel) in der Zusatzleistung hinterlegt werden.
Zuordnung von Tätigkeiten und Mitarbeitern auf Rechnungsposten
Um Mitarbeiter und Tätigkeiten auf Rechnungsposten in easybill zuzuordnen, muss die Dienstleistung oder der Artikel im Bereich “Mapping” der easybill-Einstellungen einmalig als Ziel festgelegt werden.
Zuordnungsziel für Tätigkeiten festlegen
Die Zuordnung der Tätigkeiten auf einen Rechnungsposten in easybill erfolgt innerhalb der Tätigkeitenverwaltung im Bereich Kunden & Projekte. Hier muss die gewünschte ID der Dienstleistung oder des Artikels eingetragen werden.
Zuordnungsziel für Mitarbeiter festlegen
Die Zuordnung der Mitarbeiter auf einen Rechnungsposten in easybill erfolgt innerhalb der Mitarbeitereinstellungen in Bereich Mitarbeiter. Hier muss die gewünschte ID der Dienstleistung oder des Artikels eingetragen werden.
Optionen bei der Abrechnung
Sind alle Mitarbeiter und Tätigkeiten mit den Rechnungsposten aus easybill verknüpft, kann bei der Abrechnung entschieden werden, ob dann die Leistungen aus Tätigkeiten oder aus Mitarbeitern in easybill Rechnungsposten umgewandelt werden.
Werden z.B. "Tätigkeiten in Dienstleistungen zusammenfassen" gewählt, fasst easybill automatisch alle Tätigkeiten in Dienstleistungsrechnungsposten mit der passenden Dienstleistungs-ID in easybill zusammen. D.h. mehrere Tätigkeiten können in einem Rechnungsposten zusammengefasst werden, sofern die Mapping-ID und der Stundensatz identisch sind.
