Erforderliche Rechte: "Projektverwaltung"
Im oberen Bereich innerhalb der Rechnungs-Tabs von Unter- und normalen Projekten befindet sich die Übersicht zu den geplanten Rechnungen.
Übersicht
In der Rechnungsplanungsübersicht lässt sich pro geplanter Rechnung das geplante Rechnungsstellungsdatum, die Rechnungsnotizen, der Freigabestatus und der Betrag einsehen.
Freigabestatus
Sobald eine Rechnungsplanung CoffeeCup erstellt wurde, kann diese folgenden Freigabestatus haben:
Ausstehend (gelb)
Die Rechnungsfreigabe ist noch nicht erteilt (Ausgangsstatus)
Genehmigt (grün)
Die Rechnung ist freigegeben.
Rechnungsplanungsoptionen
Pro Rechnungsplanungseintrag stehen folgende Optionen innerhalb des Kontextmenüs zur Verfügung:
Rechnung erstellen
Wandelt die geplante Rechnung in eine Rechnung um.
Bearbeiten
Öffnet den Bearbeitungsdialog der geplanten Rechnung.
Löschen
Löscht die geplante Rechnung.
Rechnungsplanung erstellen
Mit Klick auf das "+" Icon lässt sich eine neue Rechnungsplanung mit folgenden Optionen erstellen:
Geplantes Rechnungsdatum
Beim einer Abrechnung "Nach Aufwand" wird der Rechnungsbetrag anhand der abrechenbaren Projektzeiten generiert. Wird der Modus "Fester Betrag" ausgewählt, lässt sich der Rechnungsbetrag manuell anpassen.
Abrechnungsmodus
Mit dem Abrechnungsmodus lässt sich entweder ein fester oder ein variabler Abrechnungsbetrag nach Aufwand festlegen. Wird der Modus "Fester Betrag" gewählt, lässt sich der zukünftige Rechnungsbetrag manuell festlegen. Im Modus "Nach Aufwand" wird der Rechnungsbetrag am Tag der Rechnungsstellung durch die tatsächliche Aufwände bestimmt.
Abrechnungszeitraum
Der Abrechnungszeitraum kann für die geplante Rechnung optional festgelegt werden. Wird der Abrechnungszeitraum vorab nicht festgelegt, wird bei der Rechnungsstellung der Standardabrechnungszeitraum eingesetzt. Alternativ kann der Abrechnungszeitraum der Rechnung vorab festgelegt werden.
Betrag
Der Betrag der Rechnung kann vorab festgelegt werden, wenn der Rechnungsmodus "Fester Betrag" ausgewählt ist. Andernfalls wird der Betrag als variabel festgelegt und am Tag der Rechnungsstellung durch die tatsächliche Aufwände bestimmt.
Notiz
Eine optionale Notiz für die Dokumentation von Änderungen an der Rechnungsplanung oder als Notizfeld für die Rechnungsstellung.
Rechnungsplanung bearbeiten
Durch Klick auf einen Eintrag in der Liste oder mit Auswahl des Menüpunkts "Bearbeiten" öffnet sich der Bearbeitungs-Dialog der Rechnungsplanung.
Um die Nachvollziehbarkeit von Änderungen an der Rechnungsplanung zu gewährleisten, muss die Änderung vor dem Speichern kommentiert werden. Alle Änderungen an der Rechnungsplanung werden darüber hinaus protokolliert und lassen sich im Änderungsverlauf anzeigen.