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Prüfungs- und Abrechnungsstatus von Zeiteinträgen
Prüfungs- und Abrechnungsstatus von Zeiteinträgen

Übersicht zu den Prüfungs- und Abrechnungsstatus von Projekt- und Arbeitszeiten.

Vor über einer Woche aktualisiert

Zeiteinträge in CoffeeCup durchlaufen zwei separate Statusprozesse: Prüfungsstatus (Approval Status) und Abrechnungsstatus (Invoice Status). Diese dienen dazu, den Freigabe- und Abrechnungsworkflow klar zu strukturieren und transparent zu gestalten.

Prüfungsstatus

Der Prüfungsstatus gibt an, ob ein Zeiteintrag bereits geprüft und freigegeben wurde. Folgende Stati sind möglich:

  • Offen
    Ein Zeiteintrag wurde erfasst, aber noch nicht zur Prüfung eingereicht.

  • Eingereicht (Wartet auf Prüfung)
    Der Zeiteintrag wurde zur Prüfung eingereicht und wartet auf Freigabe.

  • Geprüft
    Der Zeiteintrag wurde genehmigt und kann abgerechnet werden.

  • Abgelehnt
    Der Zeiteintrag wurde abgelehnt. Er kann anschließend angepasst und erneut eingereicht werden.

Wichtig:

Wird ein Zeiteintrag abgerechnet, ändert sich sein Prüfungsstatus automatisch auf Geprüft – auch wenn vorher noch keine manuelle Prüfung erfolgt ist.

Abrechnungsstatus

Der Abrechnungsstatus zeigt an, ob ein Zeiteintrag bereits abgerechnet wurde. Er durchläuft die folgenden Phasen:

  • Offen
    Der Zeiteintrag kann bearbeitet und abgerechnet werden.

  • Gesperrt
    Der Zeiteintrag wurde manuell gesperrt. In diesem Zustand kann er nicht mehr bearbeitet oder abgerechnet werden.

  • Abgerechnet
    Der Zeiteintrag wurde im Rahmen einer Rechnungsstellung auf Abgerechnet gestellt.

Zeiteinträge können direkt von Offen auf Abgerechnet gesetzt werden oder zuerst in den Zwischenstatus Gesperrt wechseln.

Zusammenwirken von Prüfungs- und Abrechnungsstatus

Die beiden Statusprozesse sind voneinander unabhängig, beeinflussen sich jedoch in einem Punkt:

  • Sobald ein Zeiteintrag abgerechnet wird (Status: Abgerechnet), wird sein Prüfungsstatus automatisch auf Geprüft gesetzt.

So stellst Du sicher, dass nur freigegebene Einträge abgerechnet werden – entweder manuell geprüft oder automatisch im Zuge der Abrechnung.

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