Arbeitszeiten prüfen und einreichen
In CoffeeCup kannst du deine Arbeits- und Projektzeiten einfach und übersichtlich einreichen. Folge diesen Schritten, um sicherzustellen, dass deine Zeiten vollständig, zeitnahe und korrekt übermittelt werden:
Projektzeiten auf Vollständigkeit prüfen
Arbeitszeit und Pausen prüfen
Arbeitstag einreichen
Projektzeiten auf Vollständigkeit prüfen
Bevor du deinen Arbeitstag einreichst, solltest du deine erfassten Projektzeiteinträge auf Vollständigkeit prüfen. Je nach Projekteinstellung, sind Beschreibungen oder das hinterlegen von Ticket-Referenzen (z.B. aus Jira) notwendig.
Die Vollständigkeit deiner Zeiteinträge wird in zwei Stufen dargestellt – entweder in der Tages- bzw. Wochenübersicht oder direkt in den Eintragsdetails:
Stufe 1 (orangenes Icon): Die Beschreibung und/oder Referenz ist optional, sollte jedoch möglichst ergänzt werden. Der Arbeitstag kann auch ohne diese Angaben eingereicht werden.
Stufe 2 (rotes Icon): Die Beschreibung und/oder Referenz sind verpflichtend und müssen angegeben werden, bevor der Arbeitstag eingereicht werden kann.
Arbeitszeiten prüfen
Dieser Schritt ist nur notwendig und verfügbar, wenn die Arbeitszeiterfassung für deinen User aktiviert ist.
Bevor du deinen Arbeitstag einreichst, führt CoffeeCup automatisch eine Vorprüfung deiner Zeiteinträge durch. Diese liefert dir folgende Informationen:
Deine Netto-Arbeitszeit (abzüglich erfasster Pausen)
Abweichung zur Soll-Arbeitszeit
Arbeitsrechtliche Prüfung deiner Arbeits- und Pausenzeiten
Arbeitsrechtliche Prüfung der Pausen
Je nach Konfiguration kann eine positive arbeitsrechtliche Prüfung deiner Pausen Voraussetzung dafür sein, dass du deinen Arbeitstag einreichen darfst.
Dabei unterscheidet das System zwei Stufen:
Stufe 1 – Hinweis (orangenes Icon)
Die Pausenregelung entspricht nicht vollständig den arbeitsrechtlichen Vorgaben. Du kannst den Tag trotzdem einreichen, solltest aber – wenn möglich – eine rechtlich konforme Pause nachtragen.
Stufe 2 – Blockierung (rotes Icon)
Die Pausenregelung verstößt gegen arbeitsrechtliche Mindestanforderungen. In diesem Fall ist eine Korrektur zwingend erforderlich, bevor du den Tag einreichen kannst.
Die jeweilige Prüfungsstufe wird dir entweder direkt im Zeiteintrag oder in der Tages- bzw. Wochenübersicht angezeigt – so behältst du jederzeit den Überblick.
Arbeitszeiten und Pausen voreinstellen
Arbeitszeiten und Pausen werden für dich automatisch vom System erfasst. Du kannst diese Automatisierung jederzeit in deinen Profileinstellungen anpassen.
Die automatische Anlage erfolgt erst zu Beginn eines neuen Tages – also nicht im Voraus, sondern rückwirkend mit dem Start des jeweiligen Kalendertages.
Arbeitstag einreichen
Sobald du deinen Arbeitstag über den Button „Tag einreichen“ zur Prüfung einreichst, zeigt dir das System eine Übersicht mit folgenden Informationen:
Erfassungsgenauigkeit
Ein Score für die zeitnahe Einreichung deiner Projektzeiteinträge (z. B. 0/50 Punkte)
Datum der Einreichung
Der Kalendertag, für den du deine Arbeitszeit einreichst
Projektzeit
Die Summe aller erfassten Projektzeiten. Ein Warnsymbol weist dich darauf hin, wenn Angaben in einem oder mehreren Einträgen fehlen – dies kann das Einreichen des Tages verhindern.
Arbeitszeit
Die insgesamt erfasste Arbeitszeit. Per Klick auf den blauen Button kannst du die Projektzeit automatisch als Arbeitszeit übernehmen, falls beide Zeiten identisch sein sollen.
Pausenzeit
Die Summe deiner erfassten Pausen. Auch hier zeigt dir ein Warnsymbol an, wenn die Pausen gegen arbeitsrechtliche Vorgaben verstoßen – je nach Konfiguration kann dies die Einreichung blockieren.
Nachdem du den Arbeitstag eingereicht hast, wechselt der Status aller Einträge auf "Eingereicht" und kann von Verantwortlichen geprüft werden.
Abgelehnte Einträge korrigieren
Wenn ein oder mehrere Zeiteinträge eines Tages abgelehnt wurden, wirst du in der Regel per E-Mail darüber informiert.
In diesem Fall kannst du den Tag über den Button „Frage klären“ öffnen, die betreffenden Einträge korrigieren und anschließend erneut zur Prüfung einreichen.