Um CoffeeCup optimal an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen zu können, haben wir verschiedene Kontoeinstellungen bereitgestellt.

Zu den Kontoeinstellungen gelangst du, indem du im linken Seitenmenü auf deinen Avatar klickst und anschließend den Bereich „Konto“ auswählst. Dort kannst du zentrale Unternehmensdaten und Grundeinstellungen verwalten.

Im Bereich Grundeinstellungen legst du zentrale Parameter für dein Unternehmen fest. Dazu gehören der Firmenname, das Farbschema für die Oberfläche, der Startmonat des Finanzjahres sowie die verwendete Währung. Zusätzlich kannst du hier das Währungs- und Zahlenformat definieren, das in der gesamten Anwendung angezeigt wird.

Im Bereich Tags verwaltest du Schlagwörter, die in verschiedenen Bereichen wie Mitarbeitenden, Projekten, Kunden, Tätigkeiten und Zusatzleistungen verwendet werden. Tags helfen dabei, Einträge besser zu kategorisieren und später gezielt zu filtern oder auszuwerten. Wenn ein Tag entfernt wird, verschwindet er automatisch aus allen Bereichen, denen er zuvor zugewiesen war.

Im diesem Bereich legst du fest, welche Anforderungen bei der Erfassung und Einreichung von Arbeits- und Projektzeiten gelten sollen. Dazu gehören unter anderem Regeln zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. Pausenregelungen), zur Notwendigkeit von Beschreibungen oder Referenzen sowie die Art der Prüfung.

Du kannst entscheiden, ob Verstöße ignoriert, mit einer Warnung versehen oder die Einreichung vollständig blockiert werden soll. Zusätzlich lässt sich konfigurieren, ob getrennte oder kombinierte Regeln für Beschreibungen und Referenzen gelten sollen.

Dieser Bereich bietet dir die Möglichkeit, die Qualität und Nachvollziehbarkeit von Zeiteinträgen zu sichern und interne Freigabeprozesse zu unterstützen. Die Regeln gelten global, können aber in den Projekteinstellungen bei Bedarf überschrieben werden.

Der Bereich Zeitenprüfungssystem ermöglicht eine präzisere Kontrolle über die Erfassung, Einreichung und Prüfung von Arbeits- und Projektzeiten. Ziel ist es, sowohl gesetzliche Anforderungen als auch interne Qualitätsstandards zu erfüllen.

Mit aktivierter Option kann zusätzlich die Arbeitszeiterfassung ein- oder ausgeschaltet werden. Dabei wird überprüft, ob Arbeitszeiten und Pausen vollständig und regelkonform eingereicht wurden.

Unter Karenzzeiten lässt sich festlegen, wie viele Stunden nach Arbeitsschluss ein Arbeitstag noch eingereicht werden darf, bevor dies als verspätet gilt. Eine verspätete Einreichung kann sich negativ auf den persönlichen Tracking-Score auswirken.

Zudem gibt es eine konfigurierbare Sperrfrist für Zeiteinträge: Nach Ablauf der definierten Frist können keine neuen Einträge mehr erstellt oder bestehende bearbeitet werden – ausgenommen davon sind abgelehnte Einträge. Die Sperrung kann für Einträge der Vorwoche, des Vormonats oder auch nach einer bestimmten Anzahl von Tagen erfolgen.

Insgesamt sorgt das Zeitenprüfungssystem für strukturierte Prozesse und eine zuverlässige Datenbasis in der Zeiterfassung.

Der Bereich Scoring-System ermöglicht die Bewertung der Zeiterfassungsqualität eines Benutzers auf Basis von Pünktlichkeit (Zeit) und Korrektheit (Qualität).

Du kannst das Scoring-System aktivieren und festlegen, wie stark sich die beiden Komponenten auf den Gesamtscore auswirken – standardmäßig jeweils 50 %.

Die Auswirkung der Zeit misst, wie zeitnah die Arbeitszeit nach Ende des Tages eingereicht wurde. Nach Ablauf der Karenzzeit wird die Erfassungsgenauigkeit schrittweise reduziert. Du kannst definieren, wie viele Punkte bei wie viel Zeitverzug abgezogen werden.

Die Auswirkung der Qualität bewertet, ob eingereichte Zeiteinträge nach Prüfung akzeptiert oder abgelehnt wurden. Je mehr Einträge abgelehnt werden, desto stärker sinkt der Score.

Dieses System fördert eine zeitnahe und saubere Zeiterfassung und ist ein wichtiges Element für die individuelle Auswertung in CoffeeCup.

Im Bereich Arbeitszeiten legst du fest, wie die Erfassung von Arbeitszeit in CoffeeCup funktioniert.

Du kannst bestimmen, ob parallel laufende Zeiteinträge erlaubt sind und ob Pausen separat erfasst werden dürfen. Zudem lässt sich wählen, ob Mitarbeitende ihre Zeit nur als Dauer (z. B. 5:33 Stunden) oder mit Start- und Endzeit (z. B. 11:33 bis 12:40 Uhr) erfassen sollen.

Außerdem kannst du die Berechnung von Überstunden aktivieren. In diesem Fall werden Arbeitszeit und Überstunden auf Basis der erfassten Projektzeit automatisch berechnet.

Im Bereich Auswertung steuerst du, welche Informationen Mitarbeitende in ihrer persönlichen Auswertung einsehen können.

Mit der Option „Eingeschränkte Projektauswertungen für Mitarbeitende erlauben“ sehen Mitarbeitende alle projektrelevanten Informationen – ausgenommen finanzielle Angaben wie Budgets oder Abrechnungswerte. So bleiben wichtige Projektdetails transparent, ohne sensible Zahlen offenzulegen.

Zusätzlich kannst du einen Passwortschutz für die Mitarbeiterauswertung aktivieren, um den Zugriff auf diese Daten weiter abzusichern.

Im Bereich Voreinstellungen für Mitarbeitende definierst du unternehmensweit gültige Standardwerte für neue Benutzerkonten.

Dazu gehören die Zeitzone, die Sprache der Benutzeroberfläche sowie das Datums- und Zeitformat. Für die Darstellung von Stunden kannst du zwischen dem 12- oder 24-Stunden-Format wählen.

Zusätzlich lassen sich hier die Kündigungsfrist und die Dauer der Probezeit festlegen, die bei der Verwaltung von Mitarbeitendendaten automatisch vorausgewählt sind. Alle Voreinstellungen können bei Bedarf individuell pro Benutzer angepasst werden.

Im Bereich Projekteinstellungen kannst du projektübergreifende Standards und benutzerdefinierte Felder für alle Projekte in CoffeeCup definieren.

Du hast die Möglichkeit, bis zu zehn eigene Projektfelder mit freier Bezeichnung und Datentyp (z. B. Text oder Zahl) festzulegen. Diese Felder können für die Dokumentation spezifischer Informationen wie z. B. PO- oder AB-Nummern verwendet werden. Für jedes Feld lässt sich zusätzlich die Sichtbarkeit in den Projekteinstellungen steuern.

Darüber hinaus kannst du Standardwerte für Projektbewertungen festlegen. Diese Bewertung bestimmt die Gewichtung von Projekten in der Mitarbeiterauswertung – unabhängig davon, ob ein Projekt abrechenbar ist oder nicht. So lässt sich die Bedeutung von Projekten gezielt steuern, z. B. durch eine höhere Bewertung strategischer Initiativen.

Im Bereich Planungseinheiten legst du fest, ob Kapazitäts- und Projektplanung in CoffeeCup tageweise oder wochenweise erfolgen sollen. Diese Einstellung gilt global für alle Benutzer des Accounts. Beim Umschalten gehen keine bestehenden Daten verloren oder hinzu – es handelt sich lediglich um eine Änderung der Darstellungs- und Planungseinheit.

Zusätzlich kannst du hier individuelle Auslastungs- und Kapazitätsschwellenwerte definieren, um die Auswertung und Planung transparenter zu gestalten.

Für jede Auslastungs- oder Kapazitätsstufe (z. B. Niedrig, Hoch, Kritisch) lässt sich ein numerischer Schwellenwert festlegen, ab dem die jeweilige Einfärbung im Planungstool greift. So erkennst du auf einen Blick, ob ein Team oder eine Ressource unter- oder überlastet ist.