Abschlagszahlungen korrekt abbilden und verrechnen
In Projekten mit Abschlagszahlungen stellt sich häufig die Frage, wie die Vorauszahlung im System korrekt berücksichtigt wird – insbesondere im Zusammenspiel mit dem Projektbudget und den tatsächlich erbrachten Leistungen. In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du Abschlagszahlungen sauber abbildest und später korrekt mit den tatsächlichen Leistungen verrechnest.
Grundlagen: Zwei Ebenen der Kontrolle
Bei Projekten mit zeitbasierten Leistungen unterscheiden wir zwei Ebenen der Budgetkontrolle:
Projektbudget
Bezieht sich auf die gesamte geplante und erbrachte Leistung – also auf alle Zeiteinträge und deren Bewertung. Hierüber steuerst Du die Wirtschaftlichkeit des Projekts.
Abrechnungsbudget
Gibt an, wie viel noch in Rechnung gestellt werden kann. Es berücksichtigt zusätzlich bereits fakturierte Beträge – inklusive von Abschlagszahlungen.
Praxisbeispiel: Abschlagszahlung von 10.000 €
Angenommen, Dein Kunde leistet zu Beginn des Projekts eine Abschlagszahlung über 10.000 €. Diese Zahlung soll später mit den tatsächlich erbrachten Leistungen verrechnet werden.
Schritt 1: Abschlagszahlung abbilden
Erstelle eine negative Zusatzleistung mit folgenden Eigenschaften:
Feld | Wert |
Betrag | -10.000 € |
Bezeichnung | z. B. „Nachlass Abschlagszahlung“ |
Typ | Nachlass (oder eigener Typ definierbar) |
Abrechenbar | ✅ Ja |
Im Budget enthalten | ✅ Ja |
Interne Kosten | 0 € |
💡 Hinweis: Die Zusatzleistung reduziert zwar den abrechenbaren Betrag, beeinflusst aber nicht die internen Projektkosten – so bleibt Deine Rentabilitätsberechnung korrekt.
Schritt 2: Zeiteinträge erfassen
Trage nun regulär Deine Zeiteinträge im Projekt ein. Diese summieren sich im Hintergrund zum geldwerten Leistungsbetrag.
Beispiel: Bis zu einem bestimmten Zeitpunkt wurden 50.000 € an Leistungen erbracht (aus Zeiteinträgen).
Schritt 3: Gesamtrechnung erstellen
Sobald die erbrachten Leistungen die Höhe der Abschlagszahlung übersteigen, kannst Du die erste reguläre Rechnung stellen.
So gehst Du vor:
Erstelle eine neue Rechnung über den gewünschten Zeitraum.
Wähle alle nicht abgerechneten Zeiteinträge aus.
Füge zusätzlich die zuvor erstellte „Nachlass Abschlagszahlung“ als Position hinzu.
Speichere und sende die Rechnung.
Ergebnis
Die Rechnungssumme ergibt sich aus allen Leistungen (z. B. 50.000 €) abzüglich der Abschlagszahlung (–10.000 €) = 40.000 €.
Alle Zeiteinträge werden korrekt als abgerechnet markiert und eindeutig dieser Rechnung zugeordnet.
Das Abrechnungsbudget spiegelt den richtigen verbleibenden Betrag wider.
Zusammenfassung
Abschlagszahlungen lassen sich über negative Zusatzleistungen einfach und transparent in Deine Abrechnung integrieren. Durch das spätere Verrechnen mit erbrachten Leistungen stellst Du sicher, dass:
das Projektbudget vollständig berücksichtigt wird,
der Abrechnungsstand korrekt ist,
und die finale Rechnung alle Zeiteinträge lückenlos erfasst.
So behältst Du jederzeit die Kontrolle über Leistung, Budget und Faktura.